• AYC está abierto a los estudiantes de primer año entrantes a la escuela preparatoria a través de los estudiantes salientes, todos los que caen en ese rango están invitados a asistir a la conferencia!
• Solo las personas registradas con un grupo parroquial pueden participar en las actividades y eventos de la conferencia.

El líder principal será la única persona que pueda inscribir a su grupo para AYC 2023, y todos los pedidos y modificaciones de registro, hotel y camisetas se realizan a través del sitio de registro.

• Al registrarse, el líder principal seleccionará la cantidad de cupo para los participantes adolescentes y adultos acompañantes que desean. Es posible de agregar cupos adicionales más adelante, pero reducir los cupos requiere que el líder principal se comunique con el equipo de OACE (consulte las pólizas de pago para obtener más detalles).
• El líder principal seleccionará la cantidad de habitaciones de hotel que desea reservar para su grupo. Es posible de agregar habitaciones adicionales, pero reducción de habitaciones requiere que el líder principal se comunique con el equipo de OACE (consulte las pólizas de pago para obtener más detalles).
• El líder principal podrá seleccionar el número de camisetas que quiera pedir. Esto se puede modificar hasta el 7 de junio de 2023. Después de seleccionar el número de camisetas para comprar, el líder principal puede seleccionar el número de cada talla necesaria para su grupo.

En cualquier momento antes de la fecha límite de modificación final (28 de julio de 2023). Los líderes principales pueden entrar a su cuenta y modificar su registro de grupo.

Esto incluye la capacidad de "Agregar un miembro del grupo".

Mejores prácticas

• Una vez que haya recibido una notificación de que alguien ha enviado una nueva hoja de permiso digital y una forma de responsabilidad (consulte las preguntas frecuentes), entre a su cuenta de registro y agregue a esa persona como miembro del grupo.

Tarifas de inscripción a la conferencia:

• Inscripción a la conferencia: $165 por persona.
• Incluye
  • sesiones de conferencias y actividades.
  • almuerzo del sábado 
  • cena del sábado
• La inscripción tardía cuesta $180 por persona.
• Camisetas: $15/cada una para todas las tallas (opcional)

Tarifas de registro de hoteles:

• Doble Queen por habitación/por 2 noches (Impuestos incluidos) – $328.00

Promedio total por persona:

• El costo promedio por joven para el fin de semana (el hotel cuando hay 4 por habitación y tarifa de inscripción) es de $247 para la inscripción regular.
• El costo promedio por adulto con 2 personas por habitación y tarifa de inscripción es $329

Pólizas de pago

• Un depósito inicial del 15% (no reembolsable) se debe pagar dentro de las 2 semanas de la inscripción.
• El saldo final se vence el 7 de julio de 2023.
• Todos los pagos hechos por línea (con tarjeta de crédito) se les cobrará una tarifa adicional de procesamiento de 3%.

La cuota de inscripción NO incluye:

• Transporte hacia y desde la Conferencia Juvenil Arquidiocesana 
• cena del viernes
• desayuno del sábado 
• desayuno del domingo
• Estacionamiento
• Camiseta de AYC (disponible por un cargo adicional de $15 cada una)

30 de junio de 2023

• La inscripción regular a la conferencia por línea ($165.00 por persona) cierra a las 8:00 p. m.
   
• Fecha límite para soltar habitaciones del hotel y solo perder el depósito del 15%, después de este día, la parroquia/escuela es responsable de pagar el total de todas las habitaciones.

7 de julio de 2023

• La inscripción tardía a la conferencia en línea ($180 por persona) cierra a las 8:00 p. m.
• No se aceptarán nuevas inscripciones a la conferencia después de las 8:00 p.m.
• Se deben enviar o hacer los pagos finales de inscripción a la conferencia.

28 de julio de 2023

• Las sustituciones deben ser realizadas por el líder principal, modificando su registro de grupo en línea - no en el centro de registro.

• Los protocolos se determinarán en julio dependiendo de:

  • estado de pandemia

  • Recomendaciones nacionales, estatales y del condado de Harris

  • Gestión de riesgos de la Arquidiócesis

El líder principal puede hacer sustituciones en cualquier momento modificando su registro de grupo. Los cupos juveniles se deben sustituir por cupos juveniles y de adultos por cupos de adultos.

• Recopile la hoja de permiso digital y el formulario de responsabilidad para la persona que desea agregar.
• Inicie sesión en su registro de su grupo
• Elimine al miembro del grupo que ya no va a asistir
• Agregue el nuevo miembro del grupo

Tenga en cuenta que las modificaciones de chaperones (adultos) no se pueden realizar después del 14 de julio de 2023. Esto es para tener suficiente tiempo para garantizar que todos los chaperones estén al día en su capacitación del ambiente seguro.

• Se necesita una hoja de permiso y un formulario de responsabilidad para todos los jóvenes participantes y debe ser presentado por su padre/guardian. 
• Todos los participantes adultos (líder clave y acompañantes) deben tener un formulario de responsabilidad y consentimiento médico.

Todos los formularios de jóvenes y adultos serán recopilados mediante un formulario digital.

• Después de completar el registro de un grupo, el líder principal recibirá un correo electrónico con instrucciones detalladas, incluido con un enlace para compartir con los padres/acompañantes.
• Cuando se envía un nuevo registro, el líder principal recibirá un correo electrónico de notificación con un enlace para acceder/descargar una copia del Formulario de permiso y responsabilidad completado. El participante y el padre también recibirán un correo electrónico de confirmación.
• Guárdelo para sus archivos para que pueda imprimir una copia y tenerla a mano cuando viaje hacia y desde AYC.
• Utilice la información para agregar miembros a su grupo.

Cuando reciba un nuevo formulario, debe descargar inmediatamente una copia para sus archivos. El equipo de AYC también recibirá una copia digital y tendrán acceso a ellos durante el evento.

Se recomienda encarecidamente que imprima varias copias de los formularios, un conjunto para dejar en la parroquia y otro para el líder principal lo tenga durante todo el evento.

Además, si está organizando un viaje en grupo (autobús o viaje compartido), el conductor/líder designado debe tener una copia para cada uno de los vehículos.

La causa más probable de esto es que uno de los correos electrónicos requeridos no se ingresó correctamente (mal escrito o en un formato incorrecto).

Esto no significa que no se haya recibido el formulario, solo que no se activó el flujo automático de envío del correo electrónico.

Envíe un correo electrónico al equipo de AYC para ver si se completó el formulario. Por favor provea la siguiente información:

• Nombre del líder principal
• Nombre de la parroquia
• Nombre del participante
• Fecha en que se envió el formulario

• Hilton America Hotel
• Dirección: 600 Lamar Street, Houston, TX 77010
• Teléfono: 713-739-8000
• Sitio web

• Todo el registro del hotel se realiza a través de la página de registro de AYC.
• Ningún líder principal necesitará ponerse en contacto con el hotel para hacer reservas.
• Se debe abonar un depósito inicial del 15 % (no reembolsable) por habitación dentro de las 2 semanas posteriores del registro.
• El saldo final vence el 7 de julio de 2023.
• Después del 30 de junio de 2023, las parroquias/escuelas no pueden soltar habitaciones de hotel.
• Antes del 30 de junio de 2023, las habitaciones soltadas perderán el depósito del 15%.
• Las parroquias pueden continuar agregando habitaciones si están disponibles hasta el 30 de junio de 2023.
• Todos los pagos fuera de línea deben hacerse con cheque de la parroquia/escuela, cheque bancario o giro postal, al nombre de Office of Adolescent Catechesis & Evangelization.
• Todos los pagos en línea (con tarjeta de crédito) se les cobrará una tarifa de procesamiento adicional del 3%.

• Las tarifas de habitación para AYC 2023 son de $ 328 por habitación para una estadía de dos noches (viernes y sábado)
• Tipos de habitaciones disponibles:
  • Reina (Duermen 4)

• El alojamiento en las habitaciones para eventos juveniles es específico para cada género. Nunca se permiten hombres en habitaciones asignadas para mujeres y nunca se permiten mujeres en habitaciones asignadas para hombres sin la supervisión de un adulto.
• Políticas Específicas:
  • Adulto y sus propios hijos del mismo hogar compartiendo habitación.
  • Dos acompañantes/líderes adultos compartiendo una habitación.
  • Se permiten cuatro jóvenes en habitaciones solo para jóvenes sin adultos con las siguientes estipulaciones:
    • chequeos sistemáticos por chaperones adultos
    • Comunicación clara y comprensión de la responsabilidad de los padres por acciones delincuentes.
  • Los jóvenes de 18 años no pueden alojarse con personas menor de 18 años.
  • Los adultos nunca pueden estar en una habitación a solas con un joven.
  • Los chequeos de equipaje se deben hacer con los padres presentes antes de llegar a la conferencia.
  • Se pueden realizar búsquedas adicionales de maletas en el destino según sea necesario.

• El check-in para el hotel comienza a las 3:00 pm el viernes de la conferencia.
• Un miembro del personal de OACE o del equipo de AYC estará presente en el hotel para ayudar a responder preguntas.
• A su llegada, los líderes principales, van directamente al centro de registro del hotel en el vestíbulo principal y regístrese en sus habitaciones.
  • Envíe a su grupo, con su equipaje, al área previa al evento en el segundo piso. Esto asegura que el vestíbulo principal no se llene de participantes de la conferencia.
• Una vez que se registre en el hotel, lo alentamos a que traiga a sus jóvenes a Bayou Village. Ubicado en el Salón de Baile de las Américas en el 2do piso del Hotel Hilton Americas.

• No, todos los grupos deben quedarse en el(los) hotel(es) contratado(s) con la Arquidiócesis.
• Esto preserva la experiencia de la conferencia para los participantes y nos permite negociar mejores tarifas de hotel.
• Si es necesario que un menor se vaya para asistir a otra función, comuníquese con la OACE antes de la conferencia.
• Un adolescente puede irse solo si está acompañado por uno de sus padres.

• El registro de la conferencia comenzará a las 3:00 p.m. en el cuarto piso del Hotel Hilton Americas. Los materiales de la conferencia no estarán disponibles antes de las 3:00.
• El check-in en el hotel comenzará a las 3:00 p.m. Se necesita su paciencia con el hotel para dar tiempo a la limpieza adecuada y el cambio para nuestra reunión.
• Se hará todo lo posible para mantener juntas las habitaciones de las parroquias, pero es posible que esto no sea posible.

Bayou Village es un espacio para que sus jóvenes y chaperones se reúnan mientras el líder principal completa el proceso de registro.

Ubicación:

• Salón de baile de las Américas - 2.° piso, Hilton America Hotel

Incluye:

• Inflables Interactivos
• Juegos
• Vendedores
• Expositores
• DJ en vivo

• ¡Sí! hay becas disponibles!
• La beca máxima otorgada es de $ 125 y solo se destinará al costo de inscripción. Esto no incluye alojamiento, viajes o comidas no proporcionadas por AYC. Las becas completas no están garantizadas.
• Las becas se distribuirán según la necesidad individual y no según la necesidad de la parroquia/escuela.
• Los formularios de becas, ensayos y formularios de registro deben completarse y devolverse a la Oficina de Catequesis y Evangelización de Adolescentes antes de la fecha límite de la beca del programa. Todos los formularios de los solicitantes deben ser presentados como un paquete por el líder de catequesis/líder del ministerio del campus con una carta de presentación que verifique la necesidad financiera.
• Los premios de becas no son transferibles. Los cargos por pagos atrasados o cargos por sustitución no están incluidos en los premios de becas.
• Los participantes deben aplicar individualmente.
  • En un ensayo de una página, el adolescente debe compartir cómo AYC será de beneficio para su vida de fe a través de la asistencia y participación activa en la conferencia. Adjunte a este formulario. Debe ser un ensayo original no genérico utilizado por varios jóvenes. Si el ensayo no está incluido, la solicitud de beca será denegada.

Para solicitar una solicitud de beca AYC, envíe un correo electrónico ​​​​​​​al equipo AYC.

Participants will need extra money for:

• Meals not provided by the conference or their parish/organization.
• Vendors at Bayou Village & throughout the weekend
• Sunday Mass Collection ($5 recommended to go towards AYC scholarship fund).